Tu entidad en Delaware no es suficiente | Dónde debes registrarte para contratar en todos los estados de EE. UU.

Su filial estadounidense está constituida en Delaware . Su primera contratación fue en Nueva York, la segunda en Texas, y el mes pasado su jefe de ventas se trasladó a Florida y preguntó si eso suponía algún problema.

Le dijiste que no había problema. Al fin y al cabo, la empresa está registrada en Estados Unidos.

No está bien, y la razón no tiene nada que ver con Delaware. Tiene que ver con una característica del sistema estadounidense que no tiene equivalente en la mentalidad de mercado único que la mayoría de las empresas europeas traen consigo: Estados Unidos no es una sola jurisdicción en materia laboral. Son cincuenta y una.

En Foothold America, esta es la laguna en materia de cumplimiento normativo que nos piden solucionar con mayor frecuencia, normalmente dieciocho meses después de la primera contratación de un empleado de fuera del estado, y generalmente cuando alguien del departamento de finanzas detecta una notificación de sanción que no puede explicar.

¿Contratar a un empleado en un estado implica tener que registrarse allí?

Casi siempre sí, pero por dos razones diferentes que las empresas suelen confundir, y solo una de ellas es una cuestión de criterio.

Obligación número uno: registro del impuesto sobre la nómina. Esto no es opcional ni discutible. En el momento en que un empleado trabaja en un estado, debe registrarse ante las autoridades fiscales y laborales de ese estado: una cuenta de retención , una cuenta de seguro de desempleo y, en un número creciente de estados, una cuenta de licencia familiar remunerada. El impuesto estatal sobre la renta se retiene en función del lugar donde el empleado realiza el trabajo , no de la ubicación de su oficina.

Segunda obligación: cualificación extranjera. Se trata de registrarse ante la Secretaría de Estado del estado correspondiente para tener derecho a realizar negocios allí, y es una evaluación que depende de las circunstancias específicas de cada caso, más que un requisito estricto.

La trampa consiste en que las empresas investigan la segunda obligación, descubren que es realmente discutible, concluyen que no se requiere nada y pasan por alto por completo la primera, que nunca fue discutible en absoluto.

Para empezar → ¿No está seguro de en qué estados está expuesto? Hable con nuestro equipo para que revisen dónde trabaja actualmente y qué requisitos tiene cada estado.

¿Qué es una titulación extranjera y qué la desencadena?

La calificación de entidad extranjera es el proceso de registrar una entidad constituida en un estado para operar en otro. Aquí, "extranjera" se refiere a una entidad constituida fuera del estado, no fuera del país. Una corporación de Delaware es una corporación extranjera en California, al igual que lo sería una empresa alemana.

La mayoría de las leyes estatales definen lo que no cuenta en lugar de lo que sí, por lo que el análisis funciona por eliminación. Wolters Kluwer identifica cinco señales de que usted está realizando transacciones comerciales en un estado:

1. Una ubicación físicacomo una oficina, un almacén o una tienda
2. Empleados que trabajan en el estado
3. Celebrar contratos vinculantes con regularidad there
4. Reunirse regularmente con clientes. en el estado para realizar negocios
5. Un flujo de ingresos constante y significativo de la actividad dentro del estado

Entre las actividades que generalmente no dan derecho a cumplir los requisitos se incluyen la posesión de propiedades en solitario, la contratación de contratistas independientes, la realización de negocios exclusivamente por teléfono y correo electrónico, y las transacciones puntuales aisladas.

En el caso específico de un empleado remoto, la clave está en determinar si las operaciones de la empresa se encuentran "localizadas" en el estado o si son meramente incidentales a la actividad interestatal. Las preguntas importantes son: ¿qué tan fundamental es esa persona para el negocio?, ¿qué porcentaje de los ingresos proviene de su trabajo?, ¿se reúne con clientes dentro del estado?

En la práctica, que un vendedor trabaje desde casa y atienda a clientes en ese estado es un indicador fiable. Que un ingeniero de soporte administrativo nunca se mueva de su escritorio es un indicador menos fiable. Ninguna de las dos suposiciones es segura sin comprobar el estado específico.

¿Qué trámites debes realizar al contratar personal en un nuevo estado?

Independientemente de cómo se resuelva la cuestión de la cualificación, la contratación en un nuevo estado crea una lista fija de registros. Estos no son discrecionales:

• cuenta de retención del impuesto estatal sobre la renta, en el estado donde se realiza el trabajo. Algunos estados no tienen impuesto sobre la renta, y otros tienen acuerdos de reciprocidad con estados vecinos, pero es necesario confirmarlo en lugar de darlo por sentado.
• Cuenta del seguro estatal de desempleo (SUTA)Consulte la regla de aprovisionamiento a continuación.
• Cobertura de compensación para trabajadores, obligatorio en casi todos los estados, y su póliza actual no se extenderá automáticamente a una nueva.
• licencia familiar y médica pagada por el estadodonde exista un programa, incluidos Colorado, Minnesota, Delaware, Maine, Washington y Maryland a partir del 1 de enero de 2027.
• Seguro estatal de invalidez, en California, Hawái, Nueva Jersey, Nueva York y Rhode Island.
• cuentas de impuestos locales, ya que algunas ciudades y condados recaudan sus propios impuestos sobre la renta o sobre la nómina.

La regla de determinación de la fuente del seguro de desempleo

Las contribuciones por desempleo van a un solo estado por empleado , no a varios. La prueba de localización del Departamento de Trabajo se aplica en orden, deteniéndose en el primer “sí” :

1. ¿El servicio del empleado está localizado en un solo estado?
2. Si no es así, ¿prestan algún servicio en el estado donde se encuentra su base de operaciones?
3. Si no es así, ¿prestan algún servicio en el estado dirigiendo y controlando su trabajo?
4. Si no es así, ¿prestan algún servicio en el estado donde residen?

La retención del impuesto sobre la renta se rige por normas completamente diferentes. Es común y correcto que el seguro de desempleo de un empleado se pague a un estado mientras que el impuesto sobre la renta se retiene para otro.

¿Qué pasa si no te registras?

Existen tres categorías de consecuencias, y la segunda es la que tiende a cambiar las opiniones.

Sanciones pecuniarias. Estas se establecen estado por estado, y el resumen de multas legales de Wolters Kluwer muestra el rango:

Varios estados también sancionan a las personas individualmente. Virginia ofrece entre 500 y 5,000 dólares por cada funcionario, director o empleado que realice negocios en el estado a sabiendas de que se requería dicha cualificación; Maryland lo considera un delito menor con multas de hasta 1,000 dólares.

La regla de la puerta cerrada. Una corporación extranjera no calificada generalmente no puede iniciar acciones legales en los tribunales de ese estado hasta que se registre. Aun así, puede ser demandada. Esa asimetría es el verdadero riesgo: un cliente puede llevarte a juicio, pero no puedes demandar a un cliente que se niega a pagar, a un proveedor que incumple un contrato o a un competidor que infringe tu propiedad intelectual, hasta que te registres y pagues las tarifas atrasadas.

La mayoría de las empresas descubren esto precisamente en el peor momento: cuando finalmente necesitan hacer cumplir alguna norma.

Impuestos atrasados, retroactivamente. Registrarse tarde no reinicia el plazo. Usted sigue siendo responsable de los cargos, multas e intereses atrasados ​​por cada año que operó sin estar registrado. Y, lo que es crucial, no registrarse no exime del impuesto . La Junta de Impuestos de Franquicia de California es explícita: una corporación extranjera que no califica ante la Secretaría de Estado pero realiza negocios en California sigue sujeta al impuesto de franquicia . Toda corporación constituida, registrada o que realice negocios en California debe el impuesto mínimo anual de franquicia de $800 , independientemente de si alguna vez presentó un registro.

Al no estar registrado, usted asume la responsabilidad sin tener legitimación procesal.

¿Qué implica realmente obtener una titulación extranjera?

El proceso es, en general, similar en todos los estados , aunque las tarifas y los formularios varíen:

1. Verificación de disponibilidad de nombres. Es posible que su nombre legal ya esté registrado en el país de destino, en cuyo caso usted calificaría bajo un nombre ficticio, lo cual es una sorpresa común para las empresas internacionales cuya marca es única en su país de origen.
2. Designar un agente registrado con una dirección física en ese estado para recibir notificaciones de procesos. No se aceptan apartados postales.y tampoco lo harán la mayoría de las modalidades de oficina virtual.
3. Obtener un certificado de buena reputación del estado donde se constituyó su empresa, documento que la mayoría de los estados exigen como prueba antes de aprobar su solicitud.
4. Presente la solicitud de Certificado de Autorización con el Secretario de Estado.
5. Manténgalo. Los informes anuales y las tarifas correspondientes se deben presentar en el estado donde se constituyó la empresa. y todos los estados en los que te hayas clasificado.

Ese último punto es el que se agrava. Calificar en seis estados significa seis agentes registrados, seis plazos para la presentación de informes anuales y seis conjuntos de tarifas, de forma indefinida, hasta que se dé de baja formalmente.

¿Por qué esto afecta especialmente a las empresas internacionales?

Porque dos suposiciones razonables, ambas correctas en casa, son erróneas aquí.

En primer lugar, la constitución de una sociedad es de ámbito nacional. Una empresa registrada en Irlanda puede emplear a personas en todo el país. Una corporación de Delaware se registra en Delaware . La entidad es reconocida a nivel nacional, pero la autorización para realizar negocios se otorga estado por estado. La popularidad de Delaware para la constitución de sociedades se debe a la calidad de su legislación corporativa y sus tribunales, no a su alcance operativo. No confiere privilegios en los otros 49 estados.

En segundo lugar, el teletrabajo no depende de la ubicación. En gran parte de Europa, que un empleado trabaje desde casa en otra región rara vez genera una nueva obligación de registro para el empleador. En Estados Unidos, la oficina en casa de un empleado se considera presencia comercial en ese estado a efectos fiscales y, a menudo, también a efectos de calificación. Por eso, un simple traslado, como el del director de ventas a Florida, puede generar discretamente una obligación de cumplimiento que nadie ha presentado.

El resultado es un patrón conocido. La entidad se constituye correctamente. La primera contratación, en el estado donde se ubica la entidad, se gestiona correctamente. Luego, la contratación se extiende a nivel nacional, el teletrabajo amplía su alcance y nadie vuelve a realizar el análisis. La exposición se acumula silenciosamente hasta que una notificación de sanción, una auditoría o una factura incobrable la sacan a la luz.

¿Cómo se puede evitar el problema por completo?

Existen tres rutas, y la correcta depende de tu grado de compromiso con cada estado.

Cumpla con los requisitos en cada estado donde tenga empleados. Es un proceso correcto, exhaustivo y con mucha carga administrativa. Es importante tenerlo en cuenta donde tenga presencia real (una oficina, un equipo y generación de ingresos significativos) y donde planee establecerse.

Contratar a través de un EOR (Employer of Record ) es el empleador legal registrado en ese estado y ya cuenta con los registros, las cuentas de nómina, la cobertura de compensación laboral y las inscripciones para las licencias remuneradas. Su empresa no adquiere ninguna obligación de registro en ese estado, ya que no es el empleador allí. Para probar un mercado, para una sola contratación remota o para un estado del que planea irse en un plazo de dos años, esta suele ser la respuesta proporcional.

Utilice una combinación. La mayoría de nuestros clientes cumplen con los requisitos en los dos o tres estados donde tienen presencia real, y contratan a través de un representante autorizado en el resto. La prueba es sencilla: si no abriría una oficina en ese estado, probablemente tampoco debería establecer una presencia permanente allí.

Lo que no es una estrategia es no hacer nada y esperar que el estado del empleado nunca se dé cuenta. Los registros más importantes, como la retención de impuestos sobre la nómina y el seguro de desempleo, son los que el estado detecta automáticamente, ya que su empleado presentará allí su declaración de impuestos personal.

Cómo Foothold America ayuda a las empresas internacionales a hacer esto bien

Trabajamos exclusivamente con empresas con sede fuera de los Estados Unidos, lo que significa que la exposición a riesgos en varios estados es un tema que abordamos semanalmente, en lugar de un caso excepcional.

Analizaremos dónde trabaja actualmente, identificaremos en qué estados está registrado y en cuáles no, y le indicaremos claramente el costo de subsanar cada deficiencia. Si la calificación es la solución adecuada, nuestro servicio de Creación y Administración de Entidades se encarga de los trámites, el agente registrado y los informes anuales periódicos para que no haya ningún problema.

Cuando no sea necesario, nuestro servicio de Empleador Registrado le permite contratar en cualquier estado de EE. UU. sin necesidad de registrarse allí. Nosotros nos encargamos de los registros, la nómina y el cumplimiento normativo. Las empresas con entidad propia que deseen mantener la contratación directa pueden usar PEO+ para centralizar la administración de impuestos sobre la nómina y compensación laboral en varios estados.

Para empezar → Hable con nuestro equipo sobre una revisión de exposición en varios estados.