Todos los empleadores estadounidenses deben completar el Formulario I-9 para cada nuevo empleado, incluidos los ciudadanos estadounidenses. El empleado completa la Sección 1 antes de su primer día de trabajo. Usted completa la Sección 2 dentro de los tres días hábiles siguientes a ese primer día. E-Verify es un sistema independiente, voluntario según la ley federal y obligatorio en varios estados.
La mayoría de los empleadores estadounidenses que contratan por primera vez saben que el formulario existe. Lo que les confunde es el plazo, el hecho de que no pueden solicitar documentos específicos y la necesidad de una nueva verificación. Un cambio en la normativa en marzo de 2026 también eliminó la posibilidad de corregir muchos errores menores de forma gratuita.
¿Qué es el Formulario I-9?
El formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, registra que usted verificó la identidad de un nuevo empleado y su derecho a trabajar en los Estados Unidos. Se aplica a todos los empleados contratados en los EE. UU., incluidos los ciudadanos estadounidenses. No existe exención para pequeñas empresas ni para el primer empleado contratado. Un empleado en los EE. UU. implica un solo formulario I-9.
La edición actual tiene fecha del 20/01/25 y vence el 31/05/2027. Los empleadores que utilizan sistemas electrónicos I-9 debían mostrar la fecha de vencimiento del 31/05/2027 antes del 31 de julio de 2026.
¿Qué documentos aceptan?
Aquí es donde la mayoría de los empleadores internacionales se equivocan, y vale la pena hacerlo bien.
El empleado presenta un documento de la Lista A, o uno de la Lista B más uno de la Lista C. Nunca debe presentar un documento de la Lista A y un documento de la Lista B o C simultáneamente.
| Lista | Lo que demuestra | Ejemplos |
|---|---|---|
| lista A | Identidad y autorización de trabajo | Pasaporte o tarjeta de pasaporte estadounidense, tarjeta de residente permanente, documento de autorización de empleo (formulario I-766), pasaporte extranjero con sello I-551. |
| lista B | Identidad únicamente | Licencia de conducir o tarjeta de identificación estatal, identificación escolar con fotografía, tarjeta militar estadounidense, tarjeta de registro de votante |
| Lista C | Solo se requiere autorización de trabajo. | Tarjeta de Seguro Social sin restricciones, certificado de nacimiento, ciertos documentos de autorización de empleo del DHS |
El empleado elige. Usted no.
En casos excepcionales, también puede aceptar un recibo como documento de reemplazo, generalmente válido por 90 días. Los recibos no se pueden utilizar si el trabajo dura menos de tres días hábiles.
Lo que no puedes hacer al revisar documentos
No puedes decirle a un empleado qué documentos debe traer. Tu trabajo consiste en aceptar lo que presenten si parece razonablemente auténtico y se relaciona con la persona.
Dos comportamientos son los que causan la mayoría de los problemas:
- Especificar documentos. Solicitar el permiso de conducir y la tarjeta de la Seguridad Social no es una instrucción útil. Se trata de una práctica documental injusta.
- Sobredocumentación. Obtener una tarjeta de residente permanente y una tarjeta de la Seguridad Social cuando la tarjeta de residente permanente por sí sola es suficiente.
Ambas situaciones se rigen por la Sección 1324b de la Ley de Inmigración y Nacionalidad y son aplicadas por la Sección de Derechos de Inmigrantes y Empleados del Departamento de Justicia. La norma busca prevenir la discriminación por estatus migratorio y se aplica incluso cuando el empleador actúa con cautela en lugar de hostilidad. Nuestra guía sobre las preguntas que los empleadores estadounidenses pueden y no pueden hacer durante la verificación de referencias abarca el mismo principio en el proceso de contratación.
¿Cuánto tiempo tiene para completar el Formulario I-9?
El empleado debe completar la Sección 1 a más tardar el primer día de trabajo remunerado. La Sección 2 debe completarse dentro de los tres días hábiles siguientes a ese primer día, y el primer día cuenta como el día uno. Si comienza a trabajar un lunes en una empresa que opera de lunes a viernes, la Sección 2 debe entregarse a más tardar el jueves.
Si la empresa opera los siete días de la semana, los fines de semana cuentan como días hábiles.
| Paso | Quien lo hace | Se prorroga |
|---|---|---|
| Sección 1 | Empleado | A más tardar el primer día de trabajo remunerado. |
| Sección 2 | Empleador | Dentro de los tres días hábiles siguientes al primer día de trabajo. |
| Sección 2, tareas cortas | Empleador | Para el primer día, si el trabajo dura menos de tres días hábiles |
| Caso de E-Verify, cuando sea necesario | Empleador | Al tercer día hábil después de que el empleado comience a trabajar remuneradamente |
| Retención | Empleador | Tres años a partir de la fecha de contratación o un año después de la rescisión del contrato, lo que ocurra más tarde. |
No se le puede pedir a alguien que complete la Sección 1 antes de que haya aceptado una oferta de trabajo.
¿Puede examinar documentos por vídeo?
Solo si está inscrito en E-Verify y se encuentra al día con sus pagos. Los empleadores que no estén inscritos deberán examinar los documentos originales en persona.
Los empleadores que cumplan los requisitos pueden utilizar el procedimiento alternativo. Este requiere una videollamada con el empleado, quien deberá sostener los mismos documentos que se muestran en las copias. Debe conservar copias nítidas de ambos lados de cada documento examinado y marcar el formulario para indicar que se utilizó el procedimiento alternativo. Asimismo, debe ofrecerlo de forma sistemática, sin seleccionar a los empleados según su nacionalidad.
Esto es más importante para los empleadores internacionales que para los nacionales. Una empresa británica o europea que contrata a su primer empleado estadounidense a menudo no tiene a nadie en el país para realizar una verificación presencial. Si no estás registrado en E-Verify, tus opciones son un representante autorizado que actúe en tu nombre, lo que te hace responsable de sus errores, o bien, enviar a alguien a Estados Unidos.
Suplemento A y Suplemento B, las partes que la gente se pierde
Dos anexos sustituyeron a lo que antes era la Sección 3, y ambos ponen en entredicho a las empresas que rellenaron correctamente el formulario inicial y luego dejaron de pensar en él.
El Anexo A está destinado a la persona que preparó o tradujo el formulario y que ayudó al empleado a completar la Sección 1.
El Anexo B se encarga de la reverificación y la recontratación, y es el que crea obligaciones continuas:
- Reverificación. Cuando vence el permiso de trabajo temporal de un empleado, debe volver a verificarlo antes o en la fecha de vencimiento. Si no lo hace, tendrá un empleado trabajando sin la autorización documentada.
- Recontratar. Si un exempleado regresa dentro de los tres años posteriores a la fecha de presentación del formulario original, puede usar el Suplemento B en lugar de comenzar de nuevo. Después de tres años, deberá completar un nuevo Formulario I-9.
Lo que nunca debes volver a verificar:
- ciudadanos estadounidenses y nacionales no ciudadanos
- Residentes permanentes legales con una Tarjeta de Residente Permanente, incluyendo una que esté por vencer.
- Cualquier documento de identidad de la Lista B
Volver a verificar a alguien que está exento no es una simple comprobación adicional inofensiva. De hecho, puede constituir discriminación según la Ley de Inmigración y Nacionalidad.
Cómo corregir un error en el Formulario I-9
Los errores se corrigen, no se ocultan. El método importa, porque un formulario mal corregido se ve peor para un inspector que uno sin corregir.
- Tacha la información incorrecta con una sola línea. Debe seguir siendo legible.
- Escribe la información correcta.
- Iniciales y fecha la corrección con de hoy fecha.
Nunca uses corrector líquido. Nunca borres. Nunca antedates. Solo el empleado puede corregir la Sección 1, por lo que cualquier error en la Sección 1 se le remite directamente, en lugar de ser corregido por Recursos Humanos. El empleador corrige la Sección 2.
Las correcciones documentadas y realizadas de buena fe cuentan a su favor en una inspección. Un formulario que se ha retocado para que parezca intacto no cuenta.
¿Qué es E-Verify y es obligatorio?
E-Verify es un sistema en línea que compara la información del Formulario I-9 con los registros del Departamento de Seguridad Nacional (DHS) y de la Administración del Seguro Social. Se ejecuta después del Formulario I-9, no en su lugar.
Según la ley federal, para la mayoría de los empleadores privados es voluntario. Dos cosas prevalecen sobre eso:
- Contratos federales. La cláusula 52.222-54 del FAR exige que los contratistas cubiertos se inscriban dentro de los 30 días calendario posteriores a la adjudicación del contrato. Esto se aplica a los subcontratos superiores a $3,500 por servicios o construcción realizados en los Estados Unidos.
- Ley del Estado. Varios estados lo exigen a los empleadores privados, independientemente de los contratos federales.
¿Qué estados requieren E-Verify?
| Estado | A quién se aplica |
|---|---|
| Alabama | Esencialmente todos los empleadores privados |
| Arizona | Esencialmente todos los empleadores privados |
| Misisipi | Esencialmente todos los empleadores privados |
| South Carolina | Esencialmente todos los empleadores privados |
| Georgia | Empleadores con 10 o más empleados |
| confían en nosotros | Empleadores con 25 o más empleados |
| North Carolina | Empleadores con 25 o más empleados |
| Tennessee | Empleadores con 50 o más empleados |
Otros estados tienen normas más restrictivas para los contratistas públicos o sectores específicos, y cada año se promulgan más leyes al respecto. Verifique la normativa del estado donde trabaja el empleado, no la del estado donde está registrada su entidad.
Es importante conocer Florida en detalle, ya que es un destino frecuente para empresas europeas. La ley SB 1718 entró en vigor el 1 de julio de 2023 y afecta a los empleadores privados con 25 o más empleados. Las multas pueden alcanzar los 1,000 dólares diarios, y tres infracciones en un plazo de 24 meses pueden poner en riesgo la licencia comercial.
¿Cómo funciona E-Verify?
Usted crea un caso a partir del formulario I-9 completado antes del tercer día hábil después de que el empleado comience a trabajar remuneradamente. El sistema devuelve uno de varios resultados.
| Resultado | Qué significa | Que haces |
|---|---|---|
| Empleo autorizado | La información coincidía | Nada. Anote el número de caso. |
| E-Verify necesita más tiempo | En revisión manual | Espere. No se tomarán medidas adversas. |
| No confirmación provisional (discrepancia) | Los datos no coincidían con los registros. | Notificar al empleado en privado y seguir el proceso de derivación. |
| Caso en curso | El empleado se ha puesto en contacto con el DHS o la SSA. | Espere. No se tomarán medidas adversas. |
| Cerrar el caso y volver a enviarlo | Error de entrada de datos | Corrige y vuelve a enviar. |
| No confirmación final | No se resolvió después del período del concurso. | Ahora puede rescindir el contrato. |
¿Qué es una no confirmación provisional?
Una discrepancia significa que la información no coincide con los registros gubernamentales. Esto no implica que la persona no pueda trabajar. Las causas habituales son un cambio de nombre que nunca se notificó, un error tipográfico o un registro desactualizado.
Debe notificar al empleado en privado, entregarle la Notificación de Acciones Adicionales y dejar que decida si presenta una objeción. Si presenta una objeción, dispone de ocho días hábiles federales a partir de la remisión del caso para resolverlo con el DHS o la SSA.
Mientras un caso esté pendiente, no puede despedir, suspender, reducir horas, retener el salario ni retrasar la capacitación. Actuar con anticipación lo expone a una infracción de E-Verify y a una demanda por discriminación simultáneamente. Solo una No Confirmación Final le da motivos para actuar.
¿Cuáles son las sanciones por completar incorrectamente el Formulario I-9?
Las multas por trámites administrativos oscilan entre 288 y 2,861 dólares por formulario, según el ajuste por inflación publicado el 2 de enero de 2025. Dichas cantidades seguían vigentes en el momento de redactar este informe.
Contratar a sabiendas a alguien sin autorización de trabajo resulta más caro:
| Ofensa | Sanción por trabajador |
|---|---|
| Nombre | $716 a $5,724 USD |
| Segundo | $5,724 a $14,308 USD |
| Tercero o posterior | $8,586 a $28,619 USD |
Lo que duele son las cifras. Una empresa con 100 formularios defectuosos se enfrenta a pérdidas de entre 28,800 y 286,100 dólares antes de considerar cualquier otro factor.
¿Qué cambió en marzo de 2026?
El 16 de marzo de 2026, ICE actualizó su hoja informativa sobre la inspección del Formulario I-9 y reclasificó más de diez categorías de errores, pasando de técnicos a sustantivos. Los errores técnicos podían corregirse en un plazo de diez días hábiles sin multa. Los errores sustantivos no.
Los errores que ahora conllevan una penalización inmediata incluyen:
- Falta la fecha de nacimiento del empleado
- Falta el número A o el número USCIS.
- Faltar al primer día de trabajo
- Detalles incompletos del documento en la Sección 2, incluso cuando se conservaron copias.
- Fallos en la forma en que se llevó a cabo el procedimiento de examen remoto.
- Deficiencias en el registro de auditoría de los sistemas electrónicos I-9
Ya no existe la solución gratuita para muchos errores comunes. Ahora, la única forma confiable de reducir riesgos es revisar sus propios archivos antes de la llegada de ICE. Una inspección comienza con un Aviso de Inspección, y usted tiene al menos tres días hábiles para presentar los formularios. Si se propone una multa, tiene 30 días calendario para solicitar una audiencia.
Los cinco errores que vemos con más frecuencia
- Tratarlo como papeleo para el proveedor de nóminas. El formulario I-9 es una obligación legal del empleador. Una agencia de nómina que procesa cheques de pago no lo hace por usted. La diferencia se explica en nuestra guía para Cómo funciona el Empleador Registrado.
- Empezar a alguien antes de que exista la Sección 1. La incorporación remota a través de diferentes zonas horarias hace que sea fácil pasar esto por alto, y la fecha límite no se modifica.
- Olvidar la reverificación. El formulario inicial se completa correctamente, la fecha de vencimiento no aparece en el calendario de nadie y, dieciocho meses después, la autorización ha caducado.
- Confundir la autorización de trabajo con el estatus de visa. La categoría de visa de un empleado determina si puede trabajar o no. Los registros I-9 que usted revisó. Son pasos separados y nuestros Guía de tipos de visas estadounidenses Cubre el primero.
- Adjuntar el formulario I-9 a una verificación de antecedentes. Procesos diferentes, reglas diferentes. Combinarlos suele generar solicitudes de documentos no permitidas. Ver Normas de verificación de antecedentes para empleadores estadounidenses.
¿Quién completa el formulario I-9 si usted utiliza un empleador registrado?
El empleador registrado sí lo hace, porque es el empleador legal. Ese es el objetivo del modelo. El empleado trabaja para usted día a día, y la entidad que asume la obligación del formulario I-9, la inscripción en E-Verify cuando sea necesaria y la posible sanción es el empleador registrado.
Para una empresa que contrata a sus primeras una o dos personas en EE. UU., esto elimina el punto de fallo más común. Normalmente no hay nadie en el país que examine los documentos en persona, ni nadie que controle el plazo de tres días. Además, un equipo financiero del Reino Unido no tiene por qué saber que Georgia establece su umbral de E-Verify en diez empleados, o que la tarjeta de residente permanente nunca debe volver a verificarse.
Preguntas frecuentes: Formulario I-9 y E-Verify
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Sí. El formulario I-9 es obligatorio para todos los empleados contratados en Estados Unidos, independientemente de su ciudadanía. Exigirles únicamente a los empleados nacidos en el extranjero que lo completen constituye un riesgo de discriminación.
Puede ser un documento de la Lista A, que acredite la identidad y la autorización de trabajo, o un documento de la Lista B que acredite la identidad y un documento de la Lista C que acredite la autorización de trabajo. El empleado elige cuál presentar.
Sección 1: el primer día de trabajo remunerado del empleado. Sección 2: dentro de los tres días hábiles siguientes a ese primer día, contando el primer día como el día uno.
No antes de que hayan aceptado una oferta de trabajo. La sección 1 debe completarse a más tardar el primer día de trabajo remunerado.
La Sección 3 ahora se llama Suplemento B. Debe completarla para verificar nuevamente una autorización de trabajo que está por vencer o para registrar una recontratación dentro de los tres años posteriores a la fecha del formulario original. Nunca debe verificar nuevamente a ciudadanos estadounidenses, residentes permanentes con una Tarjeta de Residente Permanente ni documentos de identidad de la Lista B.
No está contemplado en la ley federal, a menos que usted tenga un contrato federal que lo cubra. Se vuelve obligatorio si el empleado trabaja en un estado que lo exige, como Alabama, Arizona, Misisipi o Carolina del Sur. También se aplica una vez que se supera un límite de personal en Florida, Georgia, Carolina del Norte o Tennessee.
Notifique al empleado en privado y entréguele la Notificación de Acciones Adicionales. Si presenta una objeción, tiene ocho días hábiles federales para resolverla. No puede despedirlo, suspenderlo, reducirle las horas ni retenerle el sueldo mientras el caso esté abierto.
Tacha el error con una sola línea, escribe la información correcta, tus iniciales y la fecha actual. No uses corrector líquido, no borres ni añadas fechas anteriores. Solo el empleado puede corregir la Sección 1.
Tres años después de la fecha de contratación o un año después de la finalización del empleo, lo que ocurra más tarde.
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Fuentes
- USCIS, Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo
- E-Verify.gov
- Hoja informativa sobre la inspección del formulario I-9 del ICE.
Cifras de sanciones: Registro Federal, Ajustes de sanciones pecuniarias civiles por inflación, 2 de enero de 2025. Las secciones 1 y 2, así como los plazos de retención, se confirmaron directamente con el Manual para empleadores M-274 del USCIS. Norma para contratistas federales: FAR 52.222-54 en acquisition.gov. La reclasificación de marzo de 2026 se confirmó con las alertas para clientes de Morgan Lewis y Whiteford, que informan sobre la actualización de la hoja informativa del ICE del 16 de marzo de 2026.
