Las empresas extranjeras que buscan expandir su presencia global encuentran en Estados Unidos un destino atractivo debido a su vasto potencial de mercado, el acceso a talento especializado y su posición como importante actor económico. Sin embargo, contratar empleados en EE. UU. operando desde otro país presenta sus propios desafíos. No solo las leyes laborales estadounidenses difieren de las de otros países, sino que cada estado también tiene su propio conjunto de leyes laborales y códigos tributarios. Para garantizar el cumplimiento, las empresas globales deben cumplir con los requisitos laborales tanto federales como estatales.
Esta guía proporciona a las empresas extranjeras información sobre el proceso de contratación de empleados en los EE. UU. y destaca las leyes laborales federales y estatales importantes que deben tener en cuenta.
¿Puede su empresa extranjera contratar personal en los EE. UU.? ¡Por supuesto!
Las empresas extranjeras tienen dos opciones principales para contratar empleados en EE . UU . cumpliendo con la legislación local. Una opción es constituir una entidad legal y contratar empleados directamente , mientras que la otra es asociarse con un Empleador Registrado (EOR, por sus siglas en inglés) . La elección entre estos métodos depende de diversos factores , como el número de empleados a contratar, las limitaciones de tiempo, las consideraciones presupuestarias y los planes de expansión a largo plazo en EE . UU.
Opción 1: Contratación bajo su propia entidad en EE. UU.
Constituir una entidad en EE. UU. le brinda control total sobre sus operaciones en el país. Contratará directamente y gestionará la nómina, cumpliendo con la legislación laboral local. Esta opción es ideal para empresas que planean formar un equipo numeroso en EE. UU. y buscan una presencia a largo plazo.
Sin embargo, la creación de una entidad legal requiere un profundo conocimiento de las normas laborales e impositivas locales. Es un proceso costoso y que requiere mucho tiempo. Solo opte por esta opción si cuenta con los recursos humanos y de capital necesarios y un socio laboral de confianza.
Foothold America ofrece dos soluciones diseñadas para simplificar la contratación de personal en los EE. UU.: PEO+ Cross-Border Support™ y People Partnership Service (PPS). Estos servicios se adaptan a diferentes necesidades, por lo que puede elegir el que mejor se adapte a los objetivos y recursos de su empresa.
PEO+ Soporte Transfronterizo™ : Para empresas que buscan una solución más sencilla, el servicio PEO+ de Foothold America actúa como coempleador junto con su empresa, asumiendo muchas de las responsabilidades administrativas relacionadas con la contratación de personal en los EE. UU. Esta relación de coempleo nos permite gestionar una amplia gama de tareas, incluyendo la nómina completa de los empleados, la retención y el pago de los impuestos sobre la nómina del empleador, la presentación de los documentos fiscales de los salarios de los empleados en EE. UU., los cálculos previos a impuestos para beneficios con ventajas fiscales, los beneficios para el empleador, el seguro de compensación laboral, la asesoría general en recursos humanos y mucho más.
Leer más: PEO+ Soporte Transfronterizo™
PPS alternativo a PEO: Si prefiere ser el empleador directo de su personal en EE. UU., nuestro servicio PPS le brinda soporte integral de recursos humanos para simplificar sus operaciones. Nos encargaremos de tareas como el procesamiento de nóminas, la administración de beneficios y el cumplimiento de la normativa laboral local, permitiéndole concentrarse en los objetivos principales de su negocio.
Leer más: Alternativa a PEO – PPS
Opción 2: La vía rápida: asociarse con un empleador registrado de EE. UU. (EOR)
Una opción popular para la contratación es asociarse con un Empleador Registrado (EOR, por sus siglas en inglés) en los EE. UU. para evitar las complejidades de la constitución de una entidad legal. Un EOR funciona como una organización externa que se convierte en el empleador legal de su personal en los EE. UU. , encargándose de todas las tareas relacionadas con el empleador mientras usted se concentra en las operaciones diarias.
Al colaborar con una EOR, puede contar con su experiencia para gestionar la contratación, la incorporación , la nómina, la administración de beneficios y el cumplimiento de las normativas laborales federales y estatales. Asociarse con una EOR ofrece una solución integral y rentable para la contratación de empleados en EE. UU., sin las dificultades que implica establecer una entidad legal.
Más información: ¿Qué es un empleador registrado (EOR)?
¿Piensa en el corto plazo? Los contratistas estadounidenses…
¿Necesita talento especializado para un proyecto específico? Contratar profesionales independientes en EE. UU. podría ser la solución. Los contratistas ofrecen flexibilidad: usted accede a la experiencia estadounidense sin tener que lidiar con complejas leyes laborales.
¡Pero esperen! Un breve apunte sobre la clasificación : en Estados Unidos, existe una clara distinción entre contratistas y empleados. Una clasificación errónea puede acarrear multas, salarios atrasados y problemas legales.
El truco está en esto: la legislación fiscal de Estados Unidos establece que los contratistas deben controlar sus métodos y horarios de trabajo. ¿Cómo se puede sortear esta situación? ¡Lea más a continuación!
Clasificación errónea: empleados y contratistas en EE. UU.
Contratar contratistas en Estados Unidos puede ofrecer flexibilidad, pero clasificar erróneamente a un empleado como contratista conlleva grandes riesgos. Los impuestos atrasados, las sanciones y las demandas judiciales pueden convertir su medida de “ahorro de costos” en un gran dolor de cabeza.
Entonces, ¿cómo saber si estás cruzando la línea? El IRS proporciona una lista de verificación, pero es más una guía que una garantía . Para navegar realmente por las turbias aguas de la clasificación laboral , necesitas un conocimiento más profundo.
Aquí está el desglose:
Los tres pilares:
- Controlar: ¿El trabajador establece su propio horario, utiliza sus propias herramientas y tiene control independiente sobre su trabajo?
- Aspectos financieros: ¿Quién paga los gastos y beneficios? ¿Tiene el trabajador una inversión significativa en su negocio?
- Relación: ¿Es a largo plazo y continuo o específico de un proyecto? ¿Qué grado de integración tiene el trabajador con su equipo y sus operaciones?
Recuerde: No es una respuesta simple. Cada factor tiene importancia y el IRS considera la totalidad de las circunstancias . Para garantizar el cumplimiento, las empresas pueden buscar asesoramiento de un socio especializado, como un empleador registrado (EOR).
¿Cuánto cuesta contratar a un empleado en Estados Unidos?
Contratar a un empleado en Estados Unidos conlleva costos adicionales más allá de su salario base. Los empleadores aportan el 6.2 % y el 1.45 % del salario del empleado a la Seguridad Social y Medicare, respectivamente. Además, se aplica un impuesto del 6 % sobre los primeros 7,000 dólares de su salario anual en concepto de Impuesto Federal de Desempleo (FUTA).
Es importante tener en cuenta que estas son cantidades mínimas. Cada estado puede tener contribuciones obligatorias adicionales a la nómina con diferentes tasas de Impuesto Estatal de Desempleo (SUTA) . Por lo tanto, el costo total para el empleador puede variar según la ubicación del empleado.
¿No está seguro de los costos que implica contratar empleados en EE. UU .? Olvídese de las calculadoras genéricas y obtenga una proyección presupuestaria personalizada de nuestros asesores de expansión en EE. UU.
¡Póngase en contacto con nosotros!
¿Está buscando información adicional específica sobre EE. UU.? Considere estos recursos:
- Departamento de Trabajo (DOL): https://www.dol.gov/
- Servicio de Impuestos Internos (IRS): https://www.irs.gov/
- Asociación Nacional de Agencias Estatales de Empleo (NASWA): https://www.naswa.org/
Qué saber antes de contratar empleados en EE.UU.
Para contratar talento de manera conforme en los EE. UU., los empleadores deben conocer las leyes laborales estadounidenses relacionadas con los impuestos sobre la nómina, los beneficios legales para los empleados y la clasificación de los trabajadores.
A diferencia de otros países, Estados Unidos cuenta con un sistema federal-estatal de legislación laboral. Esto significa que deberá conciliar las normas nacionales con las regulaciones específicas de cada estado donde planee contratar personal.
Comprensión de las leyes laborales federales y estatales
A diferencia de muchos otros países, Estados Unidos tiene un sistema jurídico laboral complejo, que combina leyes federales con regulaciones estatales individuales, lo que dificulta la gestión de una fuerza laboral distribuida.
Derecho laboral en Estados Unidos
¿Está expandiendo su negocio a los EE. UU.? ¡Fantástico! Pero antes de comenzar a atraer talentos, es fundamental comprender las particularidades legales de la ley laboral estadounidense. A continuación, se ofrece una descripción general rápida de los aspectos clave:
Empleo y despido a voluntad: ¿ Recuerda el espíritu de "sí se puede"? El empleo en EE. UU. es en gran medida a voluntad, lo que significa que tanto el empleador como el empleado pueden terminar la relación en cualquier momento (siempre que no se base en discriminación ilegal o represalias), con algunas excepciones en ciertos estados.
- Salario mínimo: El salario mínimo federal es de 7.25 dólares por hora (para los trabajadores no exentos cubiertos por la ley), pero asegúrese de consultar las leyes estatales, ya que algunos estados establecen tarifas mucho más altas (el salario mínimo de Nueva York para 2026 es de 17 dólares por hora en la ciudad de Nueva York y de 16 dólares en la mayor parte del estado).
- Horario laboral: Si bien no existe un límite federal sobre las horas de trabajo, la semana laboral estándar es de 40 horas (normalmente 8 horas al día, 5 días a la semana).
- A través del tiempo: Los empleados por horas ganan un pago por horas extras (1.5 veces su tarifa regular) por exceder las 40 horas semanales. Los empleados asalariados pueden estar exentos, pero las leyes estatales pueden diferir, por lo que siempre se debe aplicar el estándar más alto.
- Ruptura: No existe un mandato federal, pero muchos empleadores ofrecen indemnizaciones por buena voluntad. Algunos estados las exigen en situaciones específicas, como cierres de plantas o despidos masivos.
Recuerde: Esto es solo una muestra del panorama laboral en Estados Unidos . Para obtener información más detallada y conocer las particularidades de cada estado, consulte con Foothold America . Nuestra experiencia le ayudará a comprender las complejidades de la legislación laboral estadounidense y a garantizar que sus prácticas de contratación cumplan con todas las normativas.
Impuesto sobre la nómina en Estados Unidos
En Estados Unidos, contratar a un empleado implica mucho más que el salario. Una vez que el empleado empieza a recibir su salario, el empleador es responsable de retener impuestos, como el impuesto sobre la renta y el impuesto FICA, y de realizar contribuciones a fondos gubernamentales como el Seguro Social, Medicare, el seguro de desempleo y la compensación laboral. A continuación, se ofrece un desglose simplificado:
- Seguro Social: Proporciona ingresos de jubilación a los trabajadores. Tanto los empleadores como los empleados aportan el 6.2 % del salario. hasta el máximo imponible, que en 2026 es de 184,500 dólares. Algunos estados gravan estos beneficios.
- Seguro médico del estado: Medicare es un seguro médico federal para adultos mayores de 65 años y personas más jóvenes que reciben beneficios por discapacidad. Los empleadores y los empleados contribuyen cada uno con el 1.45 %.
- Desempleo federal y estatal: La Ley Federal de Impuestos por Desempleo (FUTA) y la Ley Estatal de Impuestos por Desempleo (SUTA) proporcionan compensación a los trabajadores que han perdido sus empleos. Los empleadores generalmente pagan 6% sobre los primeros $7,000 de salario, más las tarifas específicas de cada estado.
- Compensación de trabajadores: Proporciona atención médica y pagos a los empleados que se lesionan o enferman en el trabajo. Los empleadores pagan primas, cuyas tarifas varían según el estado y la industria.
- Impuesto Sobre lIngresos: Los empleados deben pagar impuestos estatales y federales sobre sus ingresos ganados.
– Impuestos federales:Los empleados pagan impuestos federales sobre la renta sobre sus ingresos ganados. Estos impuestos siguen un sistema progresivo, con siete tramos impositivos que van del 10% al 37%. Esto significa que quienes ganan más pagan un porcentaje mayor de sus ingresos en impuestos en comparación con quienes ganan menos.
– Impuesto Estatal sobre la Renta: Además de los impuestos federales, los empleados también pagan impuestos estatales sobre la renta. Estos impuestos varían significativamente de un estado a otro; algunos imponen una tasa impositiva fija, mientras que otros utilizan múltiples tramos impositivos similares al sistema federal. Nueve estados no aplican impuesto sobre la renta personal: Alaska, Florida, Nevada, Nuevo Hampshire, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming. Todos los demás estados sí lo aplican.
Beneficios para empleados en Estados Unidos
A diferencia de los impuestos sobre la nómina, Estados Unidos no cuenta con un estándar nacional para las prestaciones laborales. En cambio, se observa una compleja combinación de requisitos estatales y beneficios ofrecidos por cada empleador. Esto puede resultar confuso, sobre todo en comparación con países que cuentan con prestaciones estandarizadas. Para seguir siendo competitivos a la hora de atraer y retener a los mejores talentos, los empleadores deberían considerar ofrecer un paquete de beneficios completo que vaya más allá de lo exigido por ley.
Leer más: Guía de beneficios obligatorios para empleados en EE. UU.
Derechos de licencia:
- Sin mandato federal: A diferencia de muchos países, Estados Unidos no garantiza vacaciones pagadas.
- Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA): Las empresas con más de 50 empleados deben ofrecer permisos no remunerados con protección del puesto de trabajo por motivos justificados.
- Variaciones estatales: ¡Cuidado! Muchos estados Además, en Washington, D.C., es obligatorio pagar la baja por enfermedad, y las normas varían mucho entre sí.
- Vacaciones pagadas: Muchas empresas ofrecen licencias pagadas (vacaciones, licencia familiar) según sus propias políticas, lo que agrega aún más complejidad.
Seguro Social:
- Mandato federal: Tanto los empleadores como los empleados contribuyen a este programa de ingresos de jubilación.
- Algunos impuestos estatales: Aunque es raro, algunos estados también gravar las prestaciones de la Seguridad Social.
Cuidado de la salud:
- Ley Federal de Atención Médica Asequible (ACA): Las empresas con 50 o más empleados deben ofrecer una cobertura esencial mínima, pero la complejidad abunda.
- Variaciones estatales: Algunos estados cuentan con leyes adicionales para mejorar el seguro médico de los empleados. Por ejemplo, Massachusetts exige niveles específicos de cobertura médica para los empleados.
¿Operaciones en varios estados? ¡Prepárese! Navegar entre diferentes planes y proveedores de seguros de salud en diferentes estados requiere un esfuerzo adicional.
Preguntas frecuentes
Respuestas rápidas a las preguntas más frecuentes que hacen los empleadores internacionales sobre este tema.
¿Puede una empresa extranjera contratar empleados estadounidenses sin tener una filial en Estados Unidos?
Sí. Un Empleador Registrado se convierte en el empleador legal de su personal en EE. UU. y se encarga de la nómina, los beneficios, la retención de impuestos y el cumplimiento de las normativas estatales. Usted sigue dirigiendo el trabajo diario. Esto le permite contratar rápidamente sin necesidad de constituir una sociedad. Nuestra guía paso a paso sobre cómo funciona un Empleador Registrado explica el proceso en detalle.
¿Cuánto tiempo se tarda en contratar al primer empleado en Estados Unidos?
Depende de la ruta que elijas. Con un empleador registrado, a menudo puedes incorporar a un nuevo empleado en cuestión de días o semanas, ya que la entidad legal ya existe. Crear tu propia entidad lleva más tiempo, puesto que necesitas constituirla, obtener un número de identificación fiscal federal, abrir una cuenta bancaria y registrarte en las oficinas estatales de nómina antes del primer día de pago.
¿Qué impuestos sobre la nómina debe pagar un empleador estadounidense?
Los empleadores pagan FICA al 7.65%: 6.2% de Seguridad Social sobre salarios de hasta $184,500 en 2026, más 1.45% de Medicare sin límite máximo. FUTA es del 6.0% sobre los primeros $7,000, generalmente 0.6% después de la deducción. Las tasas de desempleo estatales varían según el estado y el historial del empleador. Los empleados pagan FICA equivalente mediante retención de nómina. Nuestra explicación sobre el impuesto FICA para empleadores también cubre la retención.
¿Qué prestaciones laborales son obligatorias por ley en Estados Unidos?
Muy pocos. Los empleadores deben contribuir al Seguro Social, Medicare y al seguro de desempleo, y la mayoría debe ofrecer seguro de compensación laboral. Los empleadores con 50 o más empleados deben ofrecer licencia sin goce de sueldo con protección del empleo, según la Ley de Licencia Familiar y Médica. El mandato de la ACA para los empleadores se aplica a partir de 50 o más empleados a tiempo completo. Algunos estados añaden licencia por enfermedad remunerada o cobertura por discapacidad.
¿Necesito registrarme en cada estado donde trabajan mis empleados?
Por lo general, sí. Cada estado donde un empleado reside o trabaja normalmente exige el registro de impuestos sobre la nómina y del seguro de desempleo. Muchos estados también exigen que una empresa extranjera se registre para operar allí. Constituirse en un estado no cubre los demás. Un empleador registrado gestiona estos registros en su nombre a través de sus propias cuentas existentes.
¿Retos de contratación en Estados Unidos? Foothold America puede ayudar.
Expandirse a EE. UU. es emocionante, pero contratar personal puede convertirse en un laberinto regulatorio. ¿Ahogado en papeleo, estresado por el cumplimiento normativo y preocupado por problemas legales? No estás solo.
La lucha por la contratación en Estados Unidos es real:
- Regulaciones complejas: Las leyes federales y estatales son complejas y dan lugar a errores costosos.
- Configuración que requiere mucho tiempo: Configurar la nómina, los impuestos de los empleados y los beneficios quita tiempo valioso al crecimiento.
- Riesgos de cumplimiento: El incumplimiento puede dar lugar a fuertes multas y sanciones.
La contratación sin preocupaciones y que cumple con las normas comienza aquí:
Existen tres formas principales en las que podemos ayudarle a desenvolverse en las complejidades del empleo en los Estados Unidos: Empleador de Registro (EOR), PEO+ Apoyo Transfronterizo™ y Servicio de Colaboración con Personas (PPS).
1. Empleador registrado (EOR): Nuestra solución EOR es ideal para empresas que desean contratar empleados estadounidenses de forma rápida y eficiente, sin la complejidad de constituir una entidad legal. Nos encargamos de todo, desde la incorporación y la nómina hasta la administración tributaria y el cumplimiento normativo, para que usted pueda concentrarse en encontrar el mejor talento y hacer crecer su negocio.
2. PEO+ Soporte Transfronterizo™: Para las empresas que buscan una solución más sencilla con beneficios de empleo conjunto, nuestro servicio PEO+ actúa como coempleador, asumiendo muchas cargas administrativas y permitiéndole mantener una estrecha relación con su personal en los Estados Unidos.
3. Servicio de Colaboración con el Personal (PPS): Si prefiere ser el empleador directo de su plantilla en EE. UU., pero necesita ayuda con las tareas de recursos humanos, nuestra oferta de PPS le proporciona asistencia integral en materia de recursos humanos para simplificar sus operaciones.
Sin importar sus necesidades específicas, tenemos la solución para ayudarle a formar su equipo en EE. UU. con total confianza. Asóciese con nosotros y disfrute de la tranquilidad de saber que nos encargamos de la incorporación, la gestión y el cumplimiento normativo de su equipo en EE. UU.
Contáctenos hoy para analizar sus necesidades y encontrar la opción perfecta para su negocio.
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