Guía legal para el despido: Cómo despedir a un empleado estadounidense sin una demanda judicial.

Despedir a un empleado estadounidense es una de las acciones con mayores consecuencias legales que puede tomar una empresa internacional. Si se hace correctamente, se protege el negocio, se preserva la reputación y se puede seguir adelante.

Si se comete un error, uno se enfrenta a una demanda por despido improcedente que cuesta entre 75,000 y 125,000 dólares solo para defenderse durante la fase de presentación de pruebas, antes de que se pague cualquier indemnización o compensación, según un análisis de la legislación laboral publicado por Workforce.com y confirmado por múltiples fuentes legales.

Para las empresas que se expanden desde Europa, el Reino Unido u otros países, el proceso de despido en Estados Unidos supone un choque cultural. En su país de origen, el despido suele requerir justificaciones documentadas, preavisos y procedimientos estructurados. En Estados Unidos, la doctrina del empleo a voluntad permite, en teoría, rescindir un contrato laboral en cualquier momento y por cualquier motivo legal. Sin embargo, esta flexibilidad conlleva una compleja red de requisitos federales y estatales que pueden generar responsabilidades legales importantes si no se cumplen estrictamente.

Desde su fundación en Boston, Foothold America ha ayudado a cientos de empresas internacionales a establecer y gestionar operaciones laborales en EE. UU. Nuestros asesores trabajan con empresas europeas, británicas y globales en todas las etapas del ciclo laboral, incluyendo la rescisión de contratos. Esta guía refleja nuestra experiencia práctica con clientes internacionales que se adentran por primera vez en el sistema estadounidense.

Esta guía está dirigida específicamente a empleadores internacionales que gestionan empleados estadounidenses. Cubre los requisitos legales, los criterios que examinan los tribunales y las medidas prácticas para protegerse de una demanda.

Esta guía tiene fines meramente informativos y no constituye asesoramiento legal. Foothold America no es un bufete de abogados. Consulte siempre con un abogado laboralista estadounidense cualificado antes de despedir a un empleado, especialmente en situaciones complejas.

Comprender el empleo a voluntad y sus límites

La base del derecho laboral estadounidense es la doctrina de libre contrataciónEn 49 de los 50 estados de EE. UU., tanto el empleador como el empleado pueden rescindir la relación laboral en cualquier momento, por cualquier motivo o sin motivo alguno, siempre que dicho motivo no sea ilegal. Montana es la única excepción: según la Ley de Despido Injustificado de Montana (WDEA, por sus siglas en inglés), una vez que el empleado completa su período de prueba (seis meses por ley, a menos que el empleador especifique lo contrario), la rescisión requiere una causa justificada.

El empleo a voluntad ofrece a los empleadores internacionales una flexibilidad a la que no están acostumbrados en sus países de origen. Sin embargo, esto no significa que se pueda despedir a cualquiera por cualquier motivo. Las excepciones significativas a la doctrina del empleo a voluntad son el origen de la mayoría de las demandas por despido improcedente.

Entre los motivos ilegales para el despido se incluyen:

• Discriminación basada en características protegidas: raza, color, origen nacional, sexo, religión, edad (40+), discapacidad o información genética según Título VII de la Ley de Derechos Civiles., Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA por sus siglas en inglés), y Ley de discriminación por edad en el empleo (ADEA)
• Represalias por presentar una queja por discriminación, denunciar violaciones de seguridad en el lugar de trabajo, ejercer derechos bajo la FLSA o denunciar irregularidades.
• Despido en violación de un contrato de trabajo escrito, carta de oferta o manual del empleado que implique seguridad laboral.
• Violaciones de la política pública estatal, como despedir a un empleado por prestar servicio como jurado o negarse a cometer un acto ilegal.

Para obtener un desglose completo del empleo a voluntad y sus aplicaciones específicas en cada estado, lea nuestra guía sobre empleo a voluntad para empresas extranjeras.

Paso 1: Cree un registro documental antes de rescindir el contrato.

Lo más importante que puede hacer antes de despedir a un empleado estadounidense es documentar el despido. Los abogados laboralistas y los tribunales no buscan pruebas de que usted tuviera un motivo para despedir a alguien, sino pruebas de que dicho motivo fue coherente, no discriminatorio y aplicado de manera justa.

La documentación que le protege incluye:

• Evaluaciones de desempeño que reflejen con precisión los problemas de rendimiento a lo largo del tiempo, no calificaciones infladas que contradigan el motivo del despido.
• Advertencias escritas que indiquen claramente el problema de desempeño o conducta, la mejora requerida, el cronograma y la consecuencia del incumplimiento de dicha mejora.
• Un Plan de Mejora del Desempeño (PIP) para despidos basados ​​en el desempeño, brindar al empleado una oportunidad estructurada para cumplir con las expectativas.
• Registros de disciplina progresivaAdvertencia verbal, advertencia escrita, advertencia final y despido por problemas de conducta.
• Aplicación consistente: evidencia de que problemas de conducta o desempeño similares fueron tratados de la misma manera para otros empleados.

"El error más común que vemos en las empresas internacionales es la discrepancia entre lo que dice la evaluación de desempeño y lo que realmente llevó al despido." dice Angélique Soulet-Bangurah, PHR, Directora de Servicios de Empleador Registrado en Foothold America.Si la evaluación final indica que "cumple con las expectativas" y luego despides a alguien un mes después, tienes un problema. La documentación debe reflejar la misma información que la decisión tomada."

Una advertencia importante para las empresas internacionales: la legislación laboral estadounidense no exige un plan de mejora del desempeño antes del despido en la mayoría de los casos. Sin embargo, los tribunales consideran estos planes y la disciplina progresiva como prueba de buena fe. Omitir estos pasos no es ilegal, pero sí conlleva mayores riesgos.

Para obtener una guía completa sobre lo que su manual del empleado debe y no debe prometer, lea nuestro blog sobre Elementos esenciales del manual del empleado para departamentos de recursos humanos con presencia en varios estados de EE. UU..

Paso 2: Confirmar que la decisión de rescisión es legalmente defendible.

Antes de programar la reunión de despido, repase estas preguntas. Si alguna respuesta le genera dudas, consulte con un abogado laboralista estadounidense antes de proceder.

Comprueba si hay señales de alerta:

• ¿Presentó recientemente el empleado una queja por discriminación o acoso, o participó en una investigación? Su despido ahora genera una demanda por represalias.
• ¿El empleado tomó recientemente una licencia por la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA), una licencia por maternidad u otra licencia protegida por la ley? El momento en que ocurre la licencia es importante. Los tribunales consideran la proximidad entre la actividad protegida y la terminación del contrato.
• ¿El empleado tiene más de 40 años? Las demandas por discriminación por edad amparadas por la ADEA se encuentran entre las denuncias más comunes por despido improcedente.
• ¿El empleado ha presentado recientemente una queja sobre su salario? Su despido ahora conlleva una investigación conforme a la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA).
• ¿Está usted tratando a este empleado de forma coherente con la manera en que ha manejado situaciones similares con otros empleados de diferentes razas, géneros o procedencias?

Si el empleado pertenece a un grupo protegido y participó recientemente en una actividad protegida, eso no significa que no se pueda rescindir su contrato. Significa que se necesita una documentación especialmente sólida y una razón empresarial bien fundamentada.

Paso 3: Llevar a cabo la reunión de rescisión correctamente.

La reunión de despido es donde los empleadores internacionales suelen cometer errores costosos, especialmente aquellos provenientes de culturas donde se valora la franqueza y las conversaciones difíciles se manejan de manera diferente a como se hace en Estados Unidos.

Los fundamentos de una reunión de despido legalmente defendible:

• Debe haber un testigo presente. Debe tratarse de un miembro del departamento de Recursos Humanos o un gerente sénior que no sea el jefe directo. El testigo le protege de disputas basadas en versiones contradictorias sobre lo que se dijo o prometió.
• Sea breve y conciso. La decisión ya está tomada. Exprese el motivo de forma clara y concisa. No entre en debates sobre el fondo de la cuestión ni cuestione el desempeño del empleado durante la reunión.
• No se disculpe en exceso ni sugiera que la decisión podría revisarse. Esto genera confusión y puede usarse en tu contra.
• No finalice el contrato un viernes por la tarde. Esta es una práctica común, pero impide que los empleados accedan a apoyo durante el fin de semana y tiende a aumentar la tensión emocional. Los despidos a mitad de semana suelen gestionarse mejor.
• Tenga toda la documentación lista.: la carta de despido, información sobre el pago final, el aviso de COBRA (cuando corresponda) y cualquier acuerdo de indemnización por despido que el empleado pueda llevarse.

Indique el motivo de la rescisión, pero sea breve. «Su relación laboral finaliza debido a [motivo específico, por ejemplo, su desempeño no cumple con los estándares establecidos en su plan de mejora del desempeño]». No es necesario que proporcione una justificación detallada, y las explicaciones extensas aumentan el riesgo de inconsistencias.

Paso 4: Comprenda sus obligaciones con respecto a su último cheque de pago.

Es en este punto donde los empleadores internacionales suelen enfrentarse a infracciones normativas, ya que las reglas varían significativamente según el estado y no existe un plazo federal único más allá de lo que exige la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA, por sus siglas en inglés).

Requisitos del último pago según la situación:

Fuente: Guía del Departamento de Trabajo del estado. Los requisitos están sujetos a cambios; verifique con un abogado laboral estadounidense especializado en su estado.

El último cheque de pago debe incluir todos los salarios devengados pero no pagados, las vacaciones acumuladas y no disfrutadas (cuando la ley estatal lo exija), las comisiones ganadas y las horas extras. En California, Massachusetts y otros estados, las vacaciones acumuladas se consideran salario devengado y deben pagarse al finalizar la relación laboral. No todos los estados exigen esto.

Retener el último pago, aunque sea brevemente, para recuperar bienes de la empresa o como medida de presión conlleva importantes riesgos legales. En California, por ejemplo, los empleadores que retrasan deliberadamente el pago del último pago se enfrentan a una penalización equivalente a un día de salario por cada día de retraso, hasta un máximo de 30 días.

Nuestra guía sobre Leyes de indemnización por despido en EE. UU. y requisitos estatales Cubre lo que usted está obligado a pagar y lo que no lo está, más allá del último cheque de pago.

Paso 5: Emitir el aviso COBRA

Si su empresa tiene 20 o más empleados y ofrece seguro médico grupal, la ley federal le exige que notifique a los empleados despedidos sobre su derecho a continuar con la cobertura médica según COBRA (la Ley Ómnibus Consolidada de Reconciliación Presupuestaria). 

El cronograma funciona en dos pasos: el empleador debe notificar al administrador del plan dentro de los 30 días posteriores al evento que califica, y el administrador del plan tiene luego 14 días para enviar el aviso de elección al empleado. Si el empleador también es el administrador del plan, el plazo total es de 44 días a partir del evento que califica. La guía completa se publica en el Guía para empleadores del Departamento de Trabajo de EE. UU. sobre COBRA.

COBRA permite a los exempleados mantener la misma cobertura médica hasta por 18 meses, pero a su propio costo, más una tarifa administrativa del 2 %. No notificar a tiempo sobre COBRA puede acarrear multas de hasta $110 por día por beneficiario afectado, según la ley ERISA, además de una posible demanda por parte del empleado.

Algunos estados tienen sus propias leyes de cobertura continua que se aplican a empleadores pequeños. La ley Cal-COBRA de California se aplica a empleadores con tan solo dos empleados. Nueva York, Nueva Jersey y otros estados cuentan con programas equivalentes. Las normas varían, así que confirme qué requisitos se aplican en los estados donde tiene empleados.

Para obtener una explicación completa de cómo funciona COBRA, lea nuestro blog sobre ¿Qué es COBRA?.

Paso 6: Maneje con cuidado la indemnización por despido si la ofrece.

No existe ninguna ley federal que exija el pago de indemnización por despido. Esto sorprende a la mayoría de los empleadores internacionales. Según la legislación estadounidense, la indemnización por despido es discrecional, a menos que el contrato de trabajo, el manual del empleado o la política interna de la empresa establezcan dicha obligación.

Dicho esto, muchas empresas ofrecen indemnización por despido por varias razones prácticas: para facilitar la transición, para mantener la buena voluntad o, más comúnmente, para obtener un contrato firmado. acuerdo de separación Eso incluye la renuncia a reclamaciones.

Si le pide al empleado que firme una renuncia a reclamaciones a cambio de una indemnización por despido, la ley federal tiene requisitos específicos en virtud de la Ley de Protección de Beneficios para Trabajadores de Edad Avanzada (OWBPA), Según lo explicado por la EEOC:

• Empleados mayores de 40 años Se les debe dar un plazo mínimo de 21 días para considerar el acuerdo (45 días si la rescisión forma parte de un despido colectivo) y 7 días para revocar su firma después de haberla firmado.
• El comunicado debe hacer referencia específica a los derechos amparados por la Ley de Discriminación por Edad en el Empleo.
• Se deberá notificar por escrito al empleado que consulte a un abogado.

Si no se cumplen los requisitos de la OWBPA, el acuerdo de finiquito no será válido. El empleado podría firmarlo, recibir la indemnización por despido y aun así demandarlo por discriminación por edad.

Para conocer los requisitos de indemnización por despido específicos de cada estado, en particular para despidos masivos, lea nuestra guía sobre Leyes estadounidenses sobre indemnización por despido.

Paso 7: Conozca la Ley WARN si va a realizar múltiples despidos.

Si está despidiendo a varios empleados a la vez, el gobierno federal Ley de ADVERTENCIA (Ley de Notificación de Ajuste y Reentrenamiento de Trabajadores) puede aplicarse. Guía del Departamento de Trabajo de EE. UU. sobre la Ley WARN confirma que los empleadores con 100 o más empleados a tiempo completo deben proporcionar un aviso por escrito con 60 días de anticipación a los empleados afectados, las agencias estatales y los funcionarios del gobierno local antes de:

• Un cierre de planta que afecte a 50 o más empleados, o
• Un despido masivo que afecte a 500 o más empleados, o a entre 50 y 499 empleados si esto representa al menos el 33% de la plantilla.

Varios estados tienen sus propias leyes WARN con umbrales más bajos y períodos de notificación más largos:

• CaliforniaSe aplica a empleadores con 75 o más empleados; requiere un preaviso de 60 días.
• New York: requiere un preaviso de 90 días; se aplica a empleadores con 50 o más empleados.
• New Jersey: requiere un preaviso de 60 días más una indemnización obligatoria por despidos masivos que cumplan los requisitos.

Los empleadores que infrinjan la Ley WARN son responsables del pago retroactivo de hasta 60 días de salario y beneficios por cada empleado afectado. Las sanciones estatales son adicionales e independientes.

Los errores más comunes que cometen los empleadores internacionales

Foothold America trabaja con empresas internacionales en todas las etapas de su ciclo laboral en EE. UU. Estos son los errores de despido que vemos con mayor frecuencia y los que con mayor probabilidad terminan en litigio.

1. Terminación sin documentación Actuar con flexibilidad en materia de empleo sin dejar constancia escrita es la vía más rápida para una demanda por despido improcedente. Los tribunales exigen documentación en primer lugar.
2. Programar una rescisión demasiado cerca de un evento protegido Despedir a alguien una semana después de que haya presentado una queja ante Recursos Humanos, haya regresado de una licencia por la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) o haya planteado una disputa salarial, puede parecer una represalia, incluso cuando no lo es. El momento en que se produce el despido crea esa percepción.
3. Tratar al empleado despedido de manera diferente a los demás. Si un gerente ha pasado por alto la misma conducta en otros empleados, despedir a un empleado por ello, especialmente si ese empleado pertenece a un grupo protegido, puede dar lugar a una demanda por discriminación.
4. Hacer promesas en la reunión de rescisión “Te daremos una buena referencia”, “Esto no tiene nada que ver con tu desempeño” y “El puesto podría volver a estar disponible” son afirmaciones que pueden generar responsabilidad legal. Mantén la reunión breve y centrada en los hechos.
5. Cometer un error en el cheque de pago final El retraso en el pago, la falta de pago de las vacaciones acumuladas o la retención de salarios por equipos no devueltos generan una reclamación salarial independiente, además de cualquier reclamación por despido improcedente.
6. Omitir el aviso de COBRA Los empleadores internacionales a menudo desconocen la existencia del requisito de notificación COBRA. Las sanciones por no cumplir con este requisito son automáticas y significativas.

"Las empresas internacionales suelen abordar las rescisiones de contratos en EE. UU. de la misma manera que lo harían en su país de origen." dice Laurie SpicerDirector de Expansión en EE. UU. de Foothold America.El instinto nos impulsa a ser amables, a suavizar el mensaje, a decir cosas que transmitan apoyo. Pero en Estados Unidos, lo que se dice en esa reunión se convierte en prueba. Dedicamos mucho tiempo a capacitar a los directivos sobre qué decir y qué no decir antes de que se produzca la conversación."

Laurie Spicer, Directora de Expansión en EE. UU.

¿Qué sucede si te equivocas?

Según un análisis de derecho laboral de Workforce.com, defenderse de una demanda laboral solo durante la fase de presentación de pruebas cuesta entre 75,000 y 125,000 dólares, antes de cualquier acuerdo extrajudicial o veredicto del jurado. Las indemnizaciones por despido improcedente suelen oscilar entre 5,000 y 80,000 dólares, y en casos de discriminación o represalias, las cantidades suelen ser mayores. Algunos veredictos del jurado superan el millón de dólares.

Más allá de las consecuencias financieras, las demandas por despido improcedente conllevan investigaciones de la EEOC, la intervención de agencias estatales y el riesgo de demandas colectivas si la conducta revela un patrón. Además, perjudican su capacidad para reclutar y retener talento estadounidense.

El cálculo para las empresas internacionales es sencillo: el coste de gestionar correctamente la rescisión de un contrato es una fracción del coste de gestionarla incorrectamente.

Cómo Foothold America apoya las rescisiones de contrato conformes a la ley

Foothold America no es un bufete de abogados y no ofrece asesoramiento legal. Nuestra labor consiste en crear y mantener la infraestructura de recursos humanos que permite realizar despidos conformes a la normativa: cartas de empleo redactadas con el lenguaje estándar estadounidense, manuales del empleado que no generan falsas promesas de seguridad laboral y soporte de recursos humanos que garantiza el mantenimiento de la documentación durante todo el ciclo laboral.

Nuestro equipo está formado por profesionales con experiencia directa en el cumplimiento de la normativa laboral estadounidense, las operaciones de recuperación ante desastres y la consultoría de recursos humanos para empresas internacionales.

Angelique Soulet-Bangurah, PHR, Directora de Servicios EOR, cuenta con una certificación profesional en recursos humanos y gestiona las obligaciones de cumplimiento normativo para empresas internacionales que operan en varios estados de EE. UU.

Laurie Spicer, directora de expansión en EE. UU., ha asesorado a cientos de empresas europeas sobre las realidades prácticas y legales del empleo en Estados Unidos.

Joanne Farquharson, presidenta y directora ejecutiva, cuenta con más de 30 años de experiencia asesorando a pequeñas y medianas empresas en materia de cumplimiento de la legislación laboral estadounidense, seguros y gestión de riesgos.

Si usted gestiona empleados a través de nuestro Servicio de empleador de registroNos encargamos de la infraestructura de cumplimiento normativo y le ponemos en contacto con abogados laborales estadounidenses cuando las decisiones de despido requieren revisión legal.

Si tiene su propia entidad en EE. UU. y administra empleados directamente a través de nuestra Apoyo transfronterizo de PEO+Nuestro equipo de Recursos Humanos trabaja codo a codo con usted para garantizar que cada paso del proceso de despido esté documentado, se realice en el momento adecuado y sea legalmente defendible.

Para preguntas sobre cómo gestionar el cumplimiento de sus obligaciones laborales en EE. UU., Póngase en contacto con Foothold America.

Este artículo tiene fines meramente informativos y no constituye asesoramiento legal, laboral ni de recursos humanos. Foothold America no es un bufete de abogados. Consulte con un abogado laboralista estadounidense cualificado para obtener orientación específica para su situación y jurisdicción.